★ ГрантРайтеры ★
Как создать эффективные правила для мероприятий
Автор: Егор Якорев
«Закон 00», «Правило уважения к ближнему», «Закон периметра» и так далее и тому подобное. Каждый, кто хотя бы однажды был организатором или участником мероприятия, сталкивался с теми или иным нормами и ограничениями, которые устанавливают «орги».
Одни из них кажутся вполне органичными и справедливыми, другие же вызывают смех, недоумение или откровенную злость. Между тем, качественные правила – это важный инструмент для обеспечения эффективности эвентов в рамках проектов или программ.

Начну с того, зачем вообще нужны какие-либо правила.

Зачем нужны правила?

Любые правила - по своей сути являются социальными технологиями, направленными на повышение качества проведения мероприятия и максимизации его эффективности.

Для этого, они должны решать следующие задачи:
  • обеспечение безопасности жизнедеятельности участников и организаторов;
  • стандартизация жизненно-важных процессов в мероприятии;
  • повышение эффективности отбора участников;
  • максимизация качества протекания запланированной программы (технологии) мероприятия;
  • повышение эффективности участия участников (стимулирование);
  • повышение эффективности работы организаторов (стимулирование);
  • создание и укрепление корпоративной культуры (мероприятия, организации или иной социальной системы);
  • определение порядка решения спорных ситуаций;
  • определение санкций за отклонение от нормы и порядка их применения;
  • определение порядка действий в различных, в том числе непредвиденных ситуациях.

Обратите внимание на обширность решаемых задач! Большинство организаторов воспринимают правила лишь как некий механизм организации и контроля жизнедеятельности участников мероприятия. Но но такая позиция является явно ограниченной, так как в таком случае из модели отношений исключаются остальные действующие лица (организаторы, партнеры, гости, сторонние лица), которые могут непосредственно влиять как на безопасность, так и на эффективность мероприятия.

Поэтому, чтобы быть эффективными, правила должны регламентировать все типы и формы отношений, складывающихся в социальной системе мероприятия, а именно:
  • участники – участники;
  • участники – организаторы;
  • организаторы – организаторы;
  • участники – «третьи лица» на территории мероприятия;
  • организаторы – «третьи лица» на территории мероприятия.
Разработка правил
Как же разработать качественные правила?

Так как правила являются элементом технологии проведения мероприятия, к их моделированию необходимо отнестись максимально ответственно. Нужно помнить, что за счет правил вы программируете те самые взаимоотношения в социальной системе.

Правила = органическая часть технологии мероприятия;

Качественные правила = эффективные правила.

Эффективные правила = повышение безопасности и результативности.

Прежде всего вам необходимо ответить себе на три вопроса:
  • «Какие процессы и/или результаты я хочу усовершенствовать за счет введения правил?»
  • «Чего необходимо избежать, чтобы не снизить эффективность и результативность?»
  • «Какие социальные явления среди участников необходимо создать для лучшей результативности?»
После того, как вы определитесь с целью, задачами и стандартами результатов, можно переходить к моделированию.

Оно заключается в том, чтобы:
  • оценить параметры аудитории мероприятия (пол, возраст, количество, социально-культурные факторы, психологи-поведенческие аспекты и прочее);
  • максимально подробно проработать варианты алгоритмов поведения участников (их «путь» в рамках мероприятия),
  • понять критические точки безопасности и эффективности ;
  • определить наилучший сценарий в каждой точке;
  • закрепить выполнение сценария правилами.

Помните, что важно учитывать различные типы угроз, а именно:
  • жизнь и здоровье;
  • репутация и имидж;
  • частная собственность и имущество;
  • эффективность и продуктивность;
  • административная и уголовная ответственность.
Можно ли копировать правила с других мероприятий?

Простое копирование правил с аналогичных вашему мероприятий может не дать ожидаемого результата или даже может быть вредным для эффективности мероприятия.

Например, все мы знаем такой распространённый закон, как «Закон 00», предписывающий участникам мероприятия приходить вовремя на все мероприятия.

Устанавливая его, организаторы стремятся обеспечить не только явку на программу, но и обеспечить качественную реализацию временного регламента.

И данное правило непременно должно быть на тех мероприятиях, где наличие людей в аудитории необходимо самим организаторам больше, чем участникам.

Но «Закон 00» будет абсолютно ненужен и даже вреден, если одной из задач мероприятия будет, например, являться оценка морально-деловых качеств участников (при мероприятиях по отбору), где неявка или опоздание может быть расценено определённым образом и повлиять на конечно решение по поводу конкретного человека.

Помните, что при моделировании правил вы должны исходить именно из специфики своего мероприятия:
  • место проведения;
  • количества и портрета участников;
  • условия проведения;
  • продолжительность мероприятия
и так далее.

Не стоит также забывать о том, что процесс разработки правил всей командой проекта (или ее управлением) – это весьма полезный процесс для того, чтобы все были погружены в потенциальные проблемы. Это поможет сделать их более качественными агентами влияния в процессе реализации проекта.


Почему правила могут быть опасны
Почему правила могут быть опасны?

Плохо смоделированные правила действительно могут нести угрозу мероприятию, в том числе участникам, организаторам и третьим лицам. Это часто происходит в тех случаях, когда правила слишком жесткие и создаются не ради эффективности, а ради попытки чувствовать власть над участниками.

Общий вид проблемы таков.

Созданные для мероприятия правила создают излишнее (порой чрезмерно) давление на участников, что в определенный момент приводит к обратной реакции, порождая противодействие в виде «революционных» настроений, способствующих проявлению самых необдуманных поступков. Особенно это касается мероприятий для молодёжи.

Примеров тут можно приводить множество, но остановлюсь на самом распространённом и всем понятном.

Одно из самых спорных правил большинства молодежных мероприятий (особенно - финансируемых и проводимых государством) - это «сухой закон». Казалось бы, что это абсолютно верное правило. Но на моей практике такой закон порой работал абсолютно по-разному. И не всегда способствовал безопасности.

Люди, которые имеют намерение выпить , скорее всего не передумают только из-за того, что это запрещено организаторами, но из-за санкций будут стремится сделать это максимально незаметно. Это повлечет за собой попытки найти укромные места за территорией места проведения мероприятия, что в разы повышает риски для их жизни и здоровья, ведь непонятно ни что они пьют, ни сколько они пьют, ни где они находятся, ни что там происходит (конфликтные ситуации между собой или со сторонними лицами).

Практика мероприятий под открытым небом знает немало случаев, когда желающие выпить участники мероприятий даже переплывали водоемы (реки или озера), чтобы попасть в ларек в соседней деревне. Нетрудно догадаться, что исходы таких инициатив бывали самыми разными и не все всегда хорошо заканчивалось...

Здесь прошу меня правильно понять. Все написанное выше не говорит о том, что «легализация» или «пропаганда» алкоголя - это верное решение. Я лишь хочу обратить внимание на то, что для каждой конкретной ситуации необходимо дополнительно оценивать те или иные применяемые социальные технологии, коими являются правила, чтобы не создавать ещё более опасные ситуации.


надо заставить правила работать
Как заставить правила работать?

Правила мало смоделировать, сформулировать и оформить. Их ещё надо заставить работать.

Что для этого важно:
  • правила должны быть изложены максимально подробно и недвусмысленно;
  • каждое конкретное правило должно предусматривать конкретные санкции за его нарушение;
  • наказание за нарушения должны исполняться в полной мере;
  • наказание должно иметь весомый для виновника характер;
  • вы должны обеспечить, чтобы правила знал каждый. Для этого необходимо проводить специальные мероприятия для разъяснения правил;
  • ответственность должна быть персонифицирована. Объекты регулирования правил (участники и организаторы) должны расписаться за значение правил и понимание необходимости их соблюдения;
  • правила должны соблюдаться всеми без исключения. Не должно быть такого, что «все перед правилами равны, но есть те, кто равнее» (это часто можно встретить при несоблюдении организаторами уже упомянутого «сухого закона», когда участникам запрещается, а организаторы вечерами отлично проводят время);
  • контроль соблюдения правил должен быть четким бизнес-процессом в системе организации мероприятия (прописаны алгоритмы, разработаны формы, назначены ответственные).


Что я бы ещё рекомендовал для усиления эффективности работы правил:
  • в бизнес-процессах по мероприятию должны быть предусмотрены алгоритмы действий команды организаторов в случае нарушений
  • должна существовать распределенная ответственность среди разных уровней команды;
  • важно наличие необходимых бланков и форм для быстрой фиксации соответствующий нарушений;
  • нужно обеспечить подготовку команды организаторов по вопросу соблюдения ими правил;
  • нужно обеспечить подготовки команды организаторов по вопросу контроля соблюдения правил

Каков экономический эффект?

Правила, как ориентированные на снижение рисков и повышение эффективности организационные меры, непосредственно сказываются на экономике мероприятия и организации в целом следующим образом:
  • снижается риск возникновения нештатных ситуаций, а значит - необходимых, но незапланированных издержек. (то есть избегаются прямые убытки);
  • снижается риск возникновения очевидных проблем, что дает экономию заложенных на их решение средств (экономия позволяет увеличить доходную часть);
  • обеспечивает более высокий уровень сохранности и работоспособного состояния имущества (то есть не потребуется расходов на восстановление его запасов).

Другими словами, качественно проработанные правила мероприятия позволяют не только избежать пустой траты денег, но и повышают эффективность каждого вложенного рубля.

Помимо описанных выше эффектов, не стоит забывать о том, что любое качественное мероприятие вызывает больше доверия. Если у вас все хорошо, то его легче продать новым потенциальным участникам, а также партнерам и инвесторам.


на практике
Как это работает на практике?

Настоящая ценность правил, а также важность их качественной проработки и строгого соблюдения ощущается в больших мероприятий, связанных с экстремальными формами активностей и досуга.

В течение 9 лет с 2008 по 2016 годы я занимался развитием своего любимого проекта - ежегодных состязаний студенческих объединений «Большого Турнира» (до 2015 года - название было «Слёт студенческой молодёжи»). Подробнее о проекте можно посмотреть на https://большойтурнир.рф.

На его примере и расскажу.

Кратко о проекте:
  • от 600 до 800 студентов и выпускников в составе команд;
  • 3 суток жизни в полевых условиях (лес, поляна, палатки, костры и так далее);
  • 25 творческих, спортивных, организаторских и интеллектуальных конкурсов;
  • полная самостоятельность участников в плане форматирования своего состава, организации лагерей, организации питания и прочих моментов быта;
  • наличие рядом водоема (реки или озера);
  • наличие в радиусе 15 км населенных пунктов (с магазинами);
  • высокий градус эмоций от соревнований, знакомств, общения и тусовки

В общем, как вы уже поняли, – это большой и сложный проект с немалым количеством всех типов рисков как для организаторов, так и для участников .

Каких эффектов я стремился добиться:
  • постоянный рост количества человек в команде;
  • постоянное обновление членов команды (иначе студенческая команда быстро изживает себя);
  • обеспечение безопасности питания участников;
  • обеспечение противопожарной безопасности в лагерях участников;
  • обеспечение сохранности имущества организаторов;
  • обеспечение более высокого уровня сохранности имущества участников;
  • снижение травматизма на соревнованиях;
  • снижение рисков для жизни и здоровья участников во вне соревновательное время;
  • формирование корпоративной культуры и традиций мероприятия;
  • снижение рисков дискредитации имиджа организаторов и партнеров;
  • снижение рисков дискредитации имиджа участников и направивших их сторон;
  • снижение рисков возникновения межличностных конфликтов;
  • снижение рисков появления на территории проведения мероприятия сторонних лиц;;
  • обеспечение экологической безопасности;
  • стандартизация некоторых рутинных организационных процессов, связанных с программой мероприятия;
  • повышение личной ответственности участников за общий уровень безопасности мероприятия.

Вот только некоторые правила, которые были разработаны, закреплены Положением, а также внутренними документами Штаба и внедрены в практику проведения мероприятия для обеспечения выше указанных эффектов:
  • требование о привлечении в состав команды новичков;
  • допуск до мероприятия с 18 лет;
  • порядок проведения регистрации;
  • регламент проведения состязательной программы;
  • формы заявки команды, участника, гостя (8 форм);
  • положение о наградах;
  • требования и рекомендации по изготовлению визы члена команды;
  • Закон Большого Турнира (24 пункта);
  • требования безопасности к организации питания членов команд;
  • требования к организации противопожарной безопасности;
  • требования безопасности к медицинской подготовке команды;
  • требования безопасности к членам команд по индивидуальной подготовке.

Все документы можно скачать и посмотреть в Положении о мероприятии:
Стандартны работы развивались в течение всех 9 лет, что позволило нам создать достаточно качественное мероприятия, которое заслуживало похвалы со стороны проверяющих инстанций: Роспотребнадзора, медицинских служб, МЧС, полиции и иных силовых ведомств.

Это хорошо иллюстрирует ситуация из 2015 года, когда мероприятие проводилось при непосредственной поддержке Федерального агентства по делам молодежи и проходило на когда-то активно используемой площадке на озере Селигер (где 10 лет подряд до 2014 года проходил одноименный молодежных форум).

Стоит отметить, что тот год стал самым большим испытанием на прочность наших организационных стандартов и мы успешно сдали экзамен!

После принятия площадки и проведения самого Турнира, мы получили много положительных отзывов от проверяющих, но один был самым лестным для меня как для создателя и руководителя этого проекта.

Через две недели после окончания мероприятия мне позвонил представитель Роспотребнадзора, который осуществлял организацию нашей проверки, и сказал дословно следующее: «Мы благодарны Вам за такое качественное мероприятие. Вы знаете, что на этой площадке много лет проводился самый большой форум в стране, но именно Ваше мероприятие стало самым лучшим в плане обеспечения безопасности. Нам еще никогда так не сдавали площадку. Спасибо Вам. Знайте, что теперь у Вас есть тут друзья в нашем лице».

Конечно, эту высокую оценку я полностью разделяю со всей командой Штаба Турнира и самими участниками. Но также, справедливости ради, нужно отдельно поблагодарить сотрудников надзорных ведомств, которые работали с нами, консультировали и помогали доработать наши стандарты и правила.
В заключение

Кто-то может сказать: «Мое мероприятие не такое уж и сложное, а риски не так высоки и существенны. Нам не нужны правила». Не смотря на то, что действительно есть эвенты, где наличие правил кажется избыточным решением, я позволю себе решительно не согласиться с такой позицией.

Ведь правила - это не только полезный инструмент для снижения рисков, повышения качества результатов и улучшения эффективности команды, это еще и культурный феномен в конкретный момент времени, который делает ваше мероприятие интересным, особенным и запоминающимся. Именно поэтому мы часто видим, например, правило положить мобильные в коробочку в кафе, когда собираются старые друзья. (если кто-нибудь не удержался и отвлекся на свой гаджет, то он оплачивает весь счет), либо правило прийти на день рождение, свадьбу или иное мероприятие в определенной одежде (особенно это касается ресторанов и элитных клубов, где очень строгий дресс-код).

Все это придает самым простым вещам особый символизм и делает их интересными, потому что требует нашей особенной подготовки, вырывающей из обычной повседневной рутины.

Как говориться: «вся наша жизнь - игра».
Так вот для любой игры важны правила.

Успехов!
С наилучшими пожеланиями, Егор Якорев
Понравилась статья?
Поделитесь ей с друзьями и коллегами.
Им полезно - автору приятно! :)