★ ГрантРайтеры ★
20 рекомендаций, как сделать успешным ежегодное мероприятие
Автор: Егор Якорев
Поговорим про то, что меняется в мероприятиях, которые проводятся регулярно в определенный цикл. Проведение таких событий сильно отличается от "разовых-одноразовых" мероприятий. Все дело в том, что если мероприятие становится постоянным регулярным событием, то оно уже на 2-3 год существования неизбежно формирует вокруг вокруг себя целую социальную инфраструктуру. Начинают зарождаться традиции, появляются системы взаимоотношения людей, формируется иерархия статусов и ролей, появляются свои герои и антигерои и многое многое другое.

Мероприятие становится важной вехой для жизни его участников и организаторов, ожидаемым ежегодно, с которым связывают море впечатления и житейские истории. И дальнейший успех будет зависеть от того, насколько вы сможете этими процессами и явлениями грамотно управлять.
Создать мероприятие - это не очень сложная задачка. Но вот развивать его в течение нескольких лет, поддерживать уровень его качества и заинтересованность аудитории - очень непросто. Для главных организаторов это должно стать частью жизни, возможно даже профессиональной сферой деятельности. Иначе никак. Наверняка вы знаете немало примеров так называемых "традиционных мероприятий" в своем университете, городе или в другом месте, которые бы лучше уже "похоронили" и создали что-то новое, чем каждый раз пытались воскресить эту "мертвую лошадь".

Мне посчастливилось получить успешный опыт. Его невозможно описать в одной статье, но постараюсь вытащить из него несколько важных принципов для вас. Сделаю это на примере "Большого Турнира" (большойтурнир.рф), который проходил 9 лет подряд и вырос из студенческой тусовки в межрегиональное мероприятие, поддержанное министерствами и ведомствами, а также ставшим самыми сложными состязаниями студенческих объединений в России.


Итак...
1
Вы должны настроиться на 3-5 лет работы, в которые вы обязуетесь заниматься развитием своего мероприятия.
Вы - отец (или мать), а оно - ваш ребенок. Вы должны отдать часть жизни для его "вскармливания и воспитания".
2
Закладывайте традиции, разрабатывайте ритуалы.
Не ждите когда они сами появятся, стимулируйте этот процесс. Традиции важны для закрепления ценностей, а ритуалы - для их трансляции.
3
Собирайте лучший опыт отовсюду.
Осмысляйте его, адаптируйте под свое мероприятие и внедряйте при первой же возможности.
4
Вне зависимости ни от чего, сохраняйте первоначальное идеологическое ядро.
То есть то, ради чего создавалось мероприятие и для чего в него пришли люди. Вы должны четко определить ценность, которую вы несете. Вы можете менять что угодно, кроме этой ценности. Изменение ценности допустимо только в сторону увеличения.
5
Постоянно анализируйте и оценивайте качество.
Лучший опыт делайте частью технологии работы, закрепляйте его в регламентах. Ошибки исправляйте, а на их основе создавайте правила, требования и прочее.
6
Станьте евангелистом своего мероприятия.
Вы - это первый человек, который должен проповедовать идею своего детища. Это ваша миссия, с которой нужно научиться справляться самым лучшим образом. Только благодаря вашей работе у проекта появится много влиятельных сторонников и участников.
7
Бросьте вызов всему миру!
Вашей амбицией должно быть - сделать самое лучшее мероприятие в своем роде. Если амбиций не будет - ничего не получится. Конечно, идеал недостижим, но все новые более лучшие результаты лежат на пути к идеалу.
8
Когда начало получаться, не почивайте на лаврах.
Каждое мероприятие, если его правильно развивать, в определенный момент становится успешным. Но если вы расслабитесь или зазнаетесь в этот момент, вы навсегда можете потерять свою мечту.
9
Ваша команда тоже должна быть исповедниками вашего мероприятия.
Если вы просто привлекаете/нанимаете людей, которые не разделяют ценностей, правил и традиций, то ждите беды. Однажды они вас подставят.
10
Стремитесь к тому, чтобы мероприятие становилось финансово независимым.
Любой продукт может быть долгосрочным только тогда, когда есть достаточно его покупателей. Чем их больше, тем вы устойчивее. Зависеть от одного партнера или инвестора - это подписать приговор своему детищу. Так что определитесь, что лучше - 1 человек дает 100% денег или 100 человек дают по 1%. Очевидно же, какая модель устойчивее.
11
Постоянно работайте над программой.
Помните, что вас будут любить тогда, когда вы будете привносить нечто замечательное в жизнь своих участников: новый опыт, новое ощущение себя, новые эмоции, новые навыки и знания, новых людей и так далее. Это требует постоянного совершенствования.
12
Создайте маркетинговую стратегию и план.
Вы должны научиться рассказывать о себе своим потенциальным участникам. Только так можно найти новых "своих людей". Такой план должен работать круглый год, используя максимально большое количество инструментов и каналов. Кстати, большая часть из них бесплатная или очень дешевая.
13
Фильтруйте участников.
Не стоит ради единоразовой массовости терпеть тех, кто не разделяет ваших ценностей, традиций мероприятия, либо неуважительно относится к вам лично.Чем больше в вашем мероприятии "не ваших людей", тем быстрее оно умрет. Не "ваши люди" - это как вирус, который поражает остальных. "Черные списки" вам в помощь.
14
Брендируйте основательно!
Не скупитесь ни денег, ни интеллектуальных усилий, чтобы придумать хорошее название и хороший фирменный стиль, сделать сайт, написать стихи и музыку гимнов, придумать прочие различные фишки. Этот символьный ряд очень важен. В нем ваша история, ваши смыслы, ваша жизнь. За этим и приходят.
15
С самого первого дня старайтесь вывести мероприятие не только в "ноль", но и на прибыль.
Денег вам долго хватать настолько, чтобы вы могли заикаться проектом и не думать о том, что есть и что одевать. Иначе в один не прекрасный день вы будете вынуждены все бросить.
16
Будьте готовы ...
... к тому, что на вашем пути будет много завистников, ненавистников и тех, кто откровенно и неприкрыто пытается воткнуть палки в колеса. Бессмысленно пытаться уйти от неизбежности. Просто будьте к этому готовы. Каждый день.
17
Имейте стратегию.
Хотя бы на 3-5 лет. Это станет вашей программой развития, которая на каждом этапе будет подсказывать, что нужно сделать. Без стратегии и заложенного в нее видения результата, вы похожи на слепого котенка, который в темноте пытается переплыть бурную реку. Конечно, возможно, что вам повезет.
18
Однажды на мероприятии появятся его "герои" как из числа участников, так и из числа организаторов.
Это лучшие представители вашего проекта. Цените их, поощряйте, помогайте остальным становиться героями. Но не позволяйте зазнаваться. Еще лучше - предусмотрите в своей культуре систему признаний (звания, награды и прочее).
19
Живите своим мероприятием.
Ведь и оно живет вами. Вы - его сердце и душа. Можно делегировать операционные процессы. Невозможно делегировать вас. Роль личности в истории никто не отменял. Не будет вас, изменится мероприятие.
20
Однажды вам придется уйти.
Это неизбежно. Просто примите этот факт. Задумайтесь с самого начала о том, кто сможет продолжить ваше дело, готовьте этих людей, создавайте возможности для того, чтобы они также могли этим регулярно заниматься. Если вы не оставите этих людей, все погибнет. Тело не может жить без сердца и души. Вашего сердца и вашей души! И с приходом новых людей все начнет меняться. Все, что вы можете сделать, это передать управление таким людям, чтобы эти изменения были в лучшую сторону. Будущее тоже зависит от вас.
P.S. Этот пост — дань моей ностальгии об этом чудесном мероприятии, которое изменило мою жизнь, жизнь моей команды и судьбы сотен ребят, которые принимали в нем участие с 2008 по 2016 годы.
Творите и вытворяйте!
С наилучшими пожеланиями, Егор Якорев
Понравилась статья?
Поделитесь ей с друзьями и коллегами.
Им полезно - автору приятно! :)