★ ГрантРайтеры ★
Техническая подготовка тренингов и семинаров
Автор: Егор Якорев
Образовательные мероприятия - это одна из наиболее часто применяемых технологий в социальных проектах, потому что именно через обучение происходит познание и закрепление новых знаний и навыков, что необходимо для изменения моделей социального поведения людей. Поэтому важно, чтобы такие мероприятия были подготовлены очень качественно как по содержанию, так и с технической точки зрения.
Фото с четырехдневного семинара для руководителей образовательных проектов для студенческого актива. Пенза, Пензенский государственный университет, 25-28 апреля 2017 года
Известный факт, что техническая подготовка образовательного мероприятия играет важную роль в его успешности. Правильная организация маттехчасти не только демонстрирует ваш профессионализм как организаторов, но и создает необходимое комфортное и эффективное образовательное пространство, способствующее получению лучшего результата для участников.

Между тем, организаторам образовательных мероприятий для общественного актива не приходится выбирать из многих вариантов возможных мест. Тренинги проводятся либо в учебные аудиториях/классах, либо в конференц-залах администраций, библиотек, университетов. Повезло тем, кто учится в вузе, который обзавелся своим тренинговым центром, либо тем, у кого в городе открылось какое-нибудь специализированное (в основном - бюджетное) учреждение и есть возможность договориться с властями об его использовании.

Еще тренинговые программы проводятся на различных выездных школах актива, которые проводятся на загородных базах отдыха (чаще всего их техническое состояние оставляет желать лучшего). Там бывает совсем не из чего выбирать, поэтому учеба проводится где попало - в холлах корпусов, на верандах, в столовых, на лужайках и так далее. Знакомо?

Мне довелось провести и организовать несколько десятков проектов, где образовательная активность была одним из основных элементов. Основываясь на этом опыте, предлагаю рекомендации, как поднять качество решения вопросов организации и оснащения образовательных мероприятий.

№1. Подготовка зала
1. Расположение зала:

  • «без посторонних». Нужно стараться исключить проведение тренинга в проходном месте, где могут появиться посторонние люди (другие студенты, сотрудники учреждения или базы отдыха и так далее). Тренинг - интимный процесс, регулярное появление в нем посторонних, отвлекающих внимание, плохо скажется на динамике группы и ее продуктивности;

  • «тихое место». тренинговый зал должен располагаться в тихих местах. Исключен выбор зала, располагающегося возле стройки либо в здании, где идут текущие ремонтные работы. Если зал располагается в здании, где есть иные помещения, в которых в это же время проводятся мероприятия, то необходимо поинтересоваться, не являются ли данные мероприятия шумными;

  • «максимальная доступность». расположение зала должно быть в максимальной доступности для участников тренинга. Чем меньше будет тратиться времени и сил на дорогу, тем больше их останется для учебы;

  • «туалет рядом». рядом с залом должен быть туалет. Важно исключить выбор помещения, где тренинговый зал и туалет находятся на разных этажах или уборная вовсе отсутствует. Также нежелательно выбирать зал вместе с туалетом (вы только представьте себе эти звуки и лица людей).


2. Характеристики помещения:

  • помещение для тренинга должно хорошо проветриваться. Поэтому следует проверить наличие и работоспособность механизмов открытия окон, а также вытяжек и/или системы кондиционирования. Помните, что недостаточное количество кислорода будет способствовать рассеиванию внимания и порождать желание заснуть. Когда людям душно, они не могут нормально усваивать информацию;

  • минимальные размеры зала должны подбираться из расчета 1,5 м/чел + 3 м.кв. для тренера и 2 м.кв. для зоны кофе-брейка. То есть если предполагается участие порядка 30 человек, то размер зала должен быть минимум 1,5*30+3+2=50 м.кв. Следование этой рекомендации позволит создать максимально комфортные условия. В тесноте плохо работается. Для обучения необходимо личное пространство;

  • предпочтительная высота потолков зала должна быть не менее 3,5 м. Лучше - 5 м и более. Это обеспечивает достаточное ощущение свободы и не сковывает участников;

  • цвет стен должен быть нейтральный, теплых тонов. Исключено использование аудиторий с кислотными, яркими, а также слишком темными цветами. Предпочтительный цвет - белый. Также надо стараться избегать разрисованных стен (такие часто есть на детских базах). Если какая-то информация и располагается на стенах, она должна иметь непосредственное отношение к тренингу;

  • освещение зала должно быть ярким (желателен — белый свет), чтобы не создавалось напряжения для глаз участников и не влияло негативно на их работоспособность.


3. Оснащение помещения:

  • лучше всего выбирать помещение без стационарной (прикрученной к полу) мебели. Это позволит полноценно планировать все программные элементы тренинга (работу в малых группах, общие обсуждения, проведение теоретической части), которые чаще всего требуют разных вариантов расположения стульев и столов;

  • количество столов и стульев должно быть строго по количеству участников. Лишнюю мебель нужно убирать, чтобы она визуально не "съедала" пространство, не отвлекала и не напрягала;

  • зоны в зале планируют, исходя из специфики программы тренинга, но в основном нужны следующие зоны: места посадки, рабочая зона тренера, место для кофе-брейка, раздевалка/место для личных вещей. Иногда зона кофе-брейка организовывается в отдельном помещении;

  • также важно выделить отдельное помещение для тренера (его личное пространство), где он может попить чай/кофе, передохнуть между блоками программы, настроится, оставить личные вещи, переодеться и так далее;

  • если мероприятие проводится в жаркое время года, то обязательно наличие кондиционера;

  • расположение объектов и зон в зале должно производиться с учетом расположения окон, наличия у них средств для занавешивания, особенностей текущих световых дней. Это нужно, чтобы в ходе тренинга не создавалось дискомфорта для участников и ведущих (солнце, светящее в глаза, например);

  • хорошо, если в помещении есть возможность беспроводного подключения к Интернету для свободного доступа участников, это можно использовать для тренинга (например, в текущем режиме пользоваться информацией из сети).
№2. Техническая подготовка тренинга
Фото со Студенческого EVENT-форума 2014
1. Оборудование:

  • проектор или плазменная панель. Вам надо обратить внимание на аудиторию. Если в ней слишком светло, то изображение проектора может быть очень тусклым и даже почти невидимым;

  • экран (если используете проектор). Выбираемый размер экрана должен прямо зависеть от количества участников тренинга. Если участников много, то лучше по бокам и в центре зала разместить дублирующие изображения экраны. Нет ничего хуже для участников, чем ситуация, при которой они не могут полноценно разглядеть изображение;

  • флипчарт. Иногда их может понадобиться несколько штук. Если возможность обеспечить мероприятие несколькими "флипами" отсутствует, то поможет только смекалка и окружающая мебель. Например, получается отличная замена "флипу", если составить два стола. Один кладется боком на другой так, чтобы столешница стала рабочей зоной;

  • ноутбук надо подготавливать заранее: устанавливать на него все необходимое программное обеспечение и различные кодеки. Нет ничего более печального, чем видео, которое не может запуститься, или презентация, которая "не читается", потому что на ней "слетели" все шрифты, или нужная программа вовсе отсутствует. Сегодня все больше приглашенных специалистов ездят со своими ноутбуками, в которых все уже настроено, и остается только подключить их. Но о наличии или отсутствии необходимой цифровой техники стоит узнать заранее;

  • переходник от ноутбука к проектору. Это немаловажная деталь, забыв про которую можно напрочь сорвать мероприятие. Проекторы бывают с разными разъемами (VGA и HDMI — самые распространенные). Но не каждый ноутбук имеет нужных выход. Так что позаботьтесь об этом заранее;

  • удлинитель типа "пилот". Старайтесь, чтобы удлинителей было достаточно. Обычно они очень активно используются как организаторами и тренером, так и участниками (подключают к питанию ноутбуки, планшеты и прочие гаджеты). Главное — развести точки питания. У тренера/ведущего они должны быть отдельные;

  • звукоусиливающая аппаратура. Микрофон стоит использовать на аудиторию свыше 20 человек, потому что при маленьком количестве участников, ведение с микрофоном воспринимается странно. А вот возможность включить музыку должна быть всегда (особенно на продолжительных мероприятиях так можно поддерживать настроение). Видеоролики также комфортнее смотреть с хорошим звуком.


2. Канцелярия:

  • набор для тренера составляется по отдельному согласованию с ним. Некоторые тренеры используют либо собственные маркеры, либо маркеры с определенными особенностями (лично я люблю со скошенным пером);

  • наборы для участников формируются исходя из программы тренинга по согласованию с тренером (он должен предоставить информацию о том, что нужно и в каком объеме).

Одна простая, но прикольная "фишка" — это подготовка тренинг-боксов — небольших пластиковых коробочек с крышками (их можно купить в бытовых отделах крупных магазинов или в ИКЕА, например).

В такие коробочки кладутся на 5-7 человек все необходимые для тренинга канцелярские принадлежности — маркеры, фломастеры, ручки, ножницы, стикеры и прочее.

Это удобно транспортировать, а также позволяет не тратить лишнее время при организации работы малых групп, придает процессу аккуратность (маркеры и ножницы не валяются везде), способствует сохранению большего количества "канцелярки".

3. Мебель:
  • стулья для участников — по количеству участников;
  • столы для участников — 1 шт. на 4-5 человек (по предварительному согласованию с тренером);
  • стул для тренера;
  • столик для тренера. Речь идет не про тот столик, где стоит проектор и вся прочая техника, а именно про отдельный столик.


4. Тематическое оформление:

Здорово, когда аудитория оформлена в фирменном стиле вашего проекта, программы/школы/лагеря или организации. Особенно это важно для корпоративного обучения. Что это может быть:
  • ролл-апы;
  • баннеры на стене;
  • плакаты.
Это фото сделано на форуме «Машук 2015», где моя команда проводила отдельную часть программы по развитию студенческих организаций в рамках тогда возглавляемой мной программы Росмолодежи «Студенческая RE:организация».

Обратите внимание, что прямо за флипчартом стоят рекламные роллапы наших мероприятий. Ведущего всегда фотографируют, а значит, что ваша реклама попадет на снимки участников и их увидят подписчики их социальных сетей.

5. Оснащение зоны кофе-брейка:

Давайте начнем с того, что кофе-брейк должен быть. Заботьтесь о людях! Я стараюсь его делать постоянным, то есть каждый может подойти и налить себе чаю или кофе. Это особенно актуально для многочасовых занятий.

Итак:

  • стол должен быть достаточного размера, чтобы на нем можно было аккуратно разместить все, что запланировано для кофе-брейка;

  • кулер с питьевой водой. Воды должно быть много. Это надо учитывать не только в жаркое времям года. Участникам всегда надо много пить воды, чтобы лучше усваивать информацию. Кулер может быть заменен на бутылки с негазированной питьевой водой объемом 0,5 литра, но в таком случае их должно быть не менее, чем 2 бутылки на человека;

  • чайник с горячей водой (это может быть и кулер с функцией кипячения или бойлер). Эта опция должна работать постоянно, чтобы легко можно было подойти и налить горячего чая или кофе;

  • кофе растворимый (кофе-машина издает громкие звуки), чай пакетированный (черный и зеленый) в достаточном количестве. Если тренинг продолжительный, то участники не раз подойдут налить себе чего-нибудь. Также это будет актуально, если в помещении низкая температура;

  • одноразовая посуда (тарелки, ложки чайные, стаканчики и прочее) в достаточном количестве. Одноразовые стаканчики лучше брать из расчета 2 новых стаканчика в день на человека. Стаканчики лучше использовать с ручкой, чтобы не обжигаться от горячих напитков. Этого можно взять в избытке, так как такая посуда не портится и легко храниться, что позволит ее использовать на следующем мероприятии;

  • "вкусняшки" — конфеты шоколадные, суфле, шоколадные плитки, сахар рафинад и прочее — в достаточном количестве. В этих продуктах много глюкозы, что полезно для работы мозга;

  • салфетки влажные (протирать лицо, руки, либо предметы мебели и оборудования, если на них попала грязь) в достаточном количестве;

  • салфетки обычные бумажные в достаточном количестве;

  • мусорное ведро или мусорный мешок (лучше несколько), удобным для использования образом прикрепленный к поверхности.


Используя эти рекомендации, вы сможете организовать отличное мероприятие. Само собой, качественная подготовка делает стоимость образовательного проекта дороже, но это не должно вас останавливать. Ведь главное - обеспечение максимально качественного результата.

Успешных вам проектов!

С наилучшими пожеланиями, Егор Якорев
Понравилась статья?
Поделитесь ей с друзьями и коллегами.
Им полезно - автору приятно! :)