Справедливости ради стоит отметить, что вести качественный учет своих участник/клиентов/благополучателей важно не только в для отчетов за гранты, это нужно делать любой организации, которая планирует долгосрочную регулярную деятельность и хочет осуществлять ее максимально эффективно.
Во многих проектах учет осуществляется достаточно просто. Нужно просто учесть всех, кто пришел на мероприятие (или посетил их комплекс).
Скажем, запланировали мы какой-нибудь семинар для педагогов, чтобы повысить их квалификацию по какой-либо теме. Составить список участников с данными и контактами, а также сделать их общую фотографию - достаточные меры для учета, которые должны удовлетворить грантодателя.
Технологию таких проектов можно обозначить как «технологию прямого воздействия», то есть мы непосредственно работаем со своей конечной целевой аудиторией. Задача еще упрощается тем, что мы собираем их в одном месте. То же касается и иных мероприятий, где вся аудитория собирается вместе.
Но что делать, если технология проекта выглядит более сложно и подразумевает использование нами дополнительных «мощностей» за счет привлекаемых к нашему направлению деятельности других людей, которые могут быть даже не ассоциированы с нашей организацией или командой, но при этом, участники никогда не соберутся вместе? Как учесть количество конечных благополучателей от такого способа «мультипликации пользы»?
С подобной задачей мы столкнулись с одним их моих клиентов в рамках потока «Готовимся к президентским грантам». Смысл проекта заключался в том, чтобы разработать обучающую программу для тех, кто ухаживает за паллиативными больными и «пропустить» через нее три категории участников:
• родственников паллиативных больных,
• медицинский персонал, ухаживающий за такими пациентами,
• волонтеров, работающих с данной категорией.
По итогам проекта подразумевается, что полученные знания и навыки должны будут качественно улучшить жизнь определенного количества паллиативных больных. Но встал главный вопрос о том, какой количественный показатель ставить?
Клиент написал следующее (дословно):
Добрый день Егор Сергеевич! Вносил поправки после аудита, согласовали и исправили почти все. Один вопрос только. Мы сделали главным качественным показателем улучшение качества жизни паллиативных больных. Обязательно ли вносить в количественный показатель количество паллиативных больных, которым окажут помощь наши участники? Понимаю, что надо вносить, но мы же не сможем потом подтвердить, что наши 800 родственников и 100 волонтеров оказали помощь минимум 900 паллиативных больных…— Клиент
С точки зрения оценки социального эффекта проекта главным будет являться именно количество «конечных потребителей», то есть не то, сколько людей пройдет подготовку, а то, сколько больных людей будет охвачено профессиональным уходом. Обучение техникам ухода за паллиативными больными здесь является лишь инструментом создания «мультипликатора пользы» и не должно рассматриваться как сама суть проекта. Поэтому, в данном случае нельзя не определять количественный показатель конечных благополучателей (это воспримется как серьезная ошибка).
Важно отметить, что суть проблемы не в том, чтобы «нарисовать» красивые показатели в заявке, а обеспечить их реальное достижение в процессе реализации, дабы избежать проблем при отчетности. Поэтому, данную ситуацию стоит рассматривать именно с позиции реалистичных возможностей менеджмента такого проекта заявителями.
Я бы предложил в данном случае при оценке реально достижимых количественных показателей придерживаться следующих рекомендаций:
1. Более серьезный отбор.
Осуществлять прием в проект только тех людей, которые реально ухаживают за паллиативными больными или планирует это делать в любом случае (без вашего проекта).Каждый участник в заявочной (или иной) анкете должен указать за каким числом паллиативных больных он ведет уход и кем эти люди ему приходятся, возраст человека и прочие данные.
2. Ввести отчетностьВвести в бизнес-процессы проекта обязательный регулярный (еженедельный/ежемесячный/…) отчет для волонтеров, которые будут помогать больным только с момента участия в вашем проекте, о том, за кем они ведут уход. Список данных должен быть идентичным тому, что предоставляют те, кто уже ведет уход.
3. Предусмотреть санкции и замену
Предусмотреть в бизнес-процессах проекта соответствующие санкции за то, что обучающийся не ведет никакой работы, а лишь получает знания (в такой ситуации можно усмотреть нецелевое использование средств, так как в реальности от обучения конкретного человека не улучшается ничья жизнь, т.е. не разрывается связь между количественными и качественными показателями). Также тут стоит подумать над заменой таких участников на других.
4. Учесть ограничения
Проанализировать наличие ограничений и требований законодательства, которые важно учесть при организации работы проекта. Например, в таком проекте обязательным будет полное соответствие требованиям закона о персональных данных (№152-ФЗ), так как нужно осуществлять сбор, обработку, хранение и передачу информации как об участниках проекта, так и о паллиативных больных, получающих пользу.
5. Управлять реальной нагрузкой
Чтобы обеспечить реальную нагрузку волонтеров, сформировать совместно с соответствующими социальными службами список тех людей, которые в рамках проекта будут передаваться для ухода волонтерам, которые пока не имеют подопечных.
Также не забудьте при определении количественных показателей задать себе следующие вопросы:
а) есть ли у нас реальная возможность обеспечить координацию работы большого количества «мультипликаторов»?
б) сколько в нашем регионе таких больных?
в) сколько объективно мы сможем привлечь участников с реальными пациентами на руках, которые согласятся на наши требования?
г) какой объем операционной нагрузки мы готовы нести?
д) как избежать ухудшение показателей проекта из-за тех лиц, которые обязались ухаживать за больными, но не сделали этого?
и так далее.
Эти и другие меры позволят спланировать объективно достижимый результат, учесть всех благополучателей поименно (и первичных и конечных) и не беспокоится за отчет в части количественных и качественных показателей.